Siapa yang tidak mengenal apa itu dokumen laporan pelaksanaan anggaran atau DLPA? Jika kamu adalah seseorang yang suka membuat sebuah event atau acara, pasti sudah sangat familiar dengan hal ini. Dokumen laporan pelaksanaan anggaran ini, dibuat sebagai bukti, bahwa sebuah kegiatan telah selesai dilaksanakan.
Namun, tak banyak yang mengetahui apa itu DLPA dan bagaimana cara penyusunannya. Untuk itulah, kami akan menyajikan serba-serbi dokumen laporan pelaksanaan anggaran di dalam artikel ini. Scroll terus artikel ini sampai habis untuk mendapat informasi selengkapnya ya!
APA ITU DOKUMEN LAPORAN PELAKSANAAN ANGGARAN?
Seperti namanya, DLPA merupakan sebuah dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.
Biasanya, DLPA ini dibuat setelah sebuah acara atau kegiatan telah selesai diselenggarakan. Selain itu, DLPA juga biasanya dibuat untuk mempermudah proses pembukuan keuangan sebuah organisasi/perusahaan.
Karena, selain berisikan laporan kegiatan, ada juga jumlah rincian dana yang digunakan dalam kegiatan tersebut. Oleh karena itu, wajib hukumnya bagi penanggungjawab kegiatan untuk membuat DLPA setelah sebuah acara selesai diselenggarakan.
CAKUPAN YANG DIMILIKI OLEH DOKUMEN LAPORAN PELAKSANAAN ANGGARAN
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa di dalam DLPA, tidak hanya terdapat laporan pelaksanaan kegiatan, namun juga penggunaan dananya.
LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN
Di dalam DLPA, hal yang jelas harus dimiliki adalah laporan pelaksanaan kegiatan. Hal yang dilaporkan, harus mencakup tujuan dan manfaat, serta apa saja kegiatan dari awal hingga akhir pelaksanaannya secara rinci.
Hal ini untuk melihat, apakah kegiatan yang dilakukan dalam acara tersebut sudah tepat sasaran atau belum. Serta untuk melihat apakah diperlukan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.
Selain itu, laporan kegiatan di dalam DLPA, harus sesuai dengan proposal kegiatan yang telah diajukan sebelumnya. Jika ada ketidaksesuaian harus dijelaskan secara rinci dan menyeluruh terkait alasan mengapa bisa ada perbedaan.
LAPORAN PENGGUNAAN DANA
Selain pelaksanaan kegiatan, laporan penggunaan dana juga harus tercantum di dalam DLPA. Salah satu fungsi dari adanya laporan penggunaan dana ini adalah untuk mempermudah dalam pembukuan keuangan di sebuah organisasi/perusahaan.
Dengan adanya laporan penggunaan dana di dalam DLPA, kita bisa mengetahui seberapa besar dana yang harus dikeluarkan untuk membiayai kegiatan tersebut. Kemudian, kita bisa melihat, apakah dengan dana segitu kegiatan sudah cukup ter-cover seluruhnya.
Dengan demikian, kita bisa mengevaluasi apakah kegiatan tersebut perlu penambahan dana atau bahkan bisa dipangkas penggunaannya. Hal ini bisa meningkatkan efisiensi dana yang akan dikeluarkan oleh organisasi/perusahaan.
Hal penting lainnya adalah penggunaan dana harus sesuai dengan biaya yang diajukan di dalam proposal kegiatan. Karena, dokumen laporan pelaksanaan anggaran biasanya dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang telah diajukan.
FUNGSI APA YANG DIMILIKI OLEH DOKUMEN LAPORAN PELAKSANAAN ANGGARAN?
Dokumen laporan pelaksanaan anggaran berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan. Serta hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut.
Kemudian, untuk selanjutnya dapat dijadikan bahan pertimbangan demi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan di masa yang akan ating. Dengan mengetahui fungsi yang dimiliki oleh DLPA, bisakah kamu menebak apa tujuan dari penyusunan dokumen laporan pelaksanaan anggaran ini?
TUJUAN DARI PENYUSUNAN DOKUMEN LAPORAN PELAKSANAAN ANGGARAN
Penyusunan DLPA ini bertujuan untuk:
1. Berguna sebagai alat pengukur kemampuan seluruh tim pelaksana dan mempertanggung jawabkan hasil kerja masing-masing divisi.
2. DLPA dapat digunakan untuk menjelaskan secara detil kronologis kegiatan, mulai dari pra-event, saat event berlangsung dan pasca-event.
3. Untuk memetakan berbagai kendala dan kekurangan yang dihadapi oleh semua panitia pelaksana.
4. Menjadi bahan evaluasi sehingga membuka kesempatan untuk mendapatkan berbagai masukan, saran bahkan kritik sehingga pada pelaksana event berikutnya bisa berjalan lebih baik.
5. Mempertangggungjawabkan arus keuangan penyelenggaraan sehingga dapat diketahui secara rinci.
Mengingat pentingnya membuat Dokumen laporan pelaksanaan anggaran tersebut, maka DLPA memang harus dibuat sebaik mungkin. Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap DLPA tersebut.
DLPA harus disusun dengan cara:
1. Sistematis
Dalam menyusun dokumen laporan pelaksanaan anggaran, pastikan tersusun secara sistematis ya! Maksud dari sistematis di sini adalah dengan mengikuti susunan atau urutan tertentu yang bersifat logis
2. Komprehensif
DLPA juga harus disusun secara komprehensif lho! Komprehensif di sini mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui. Kemudian, DLPA harus menjawab pertanyaan yang meliputi 5W dan 1H.
3. Terpadu
Hal yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun dokumen laporan pelaksanaan anggaran adalah harus tersusun secara terpadu. Yakni harus saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain dan tidak boleh loncat dari satu bagian ke bagian lainnya.
Untuk format yang digunakan, DLPA harus disusun dengan format ukuran kuarto, dengan spasi 1,5 dan margin 4-3-4-3. Ketentuan ini merupakan ketentuan dasar yang harus dipatuhi dalam proses pembuatan DLPA.
BAGAIMANA SISTEMATIKA PENYUNAN DOKUMEN LAPORAN PELAKSANAAN ANGGARAN?
Dokumen laporan pelaksanaan anggaran paling tidak harus tersusun dengan sistematika sebagai berikut:
1. Halaman Depan Laporan Kegiatan
Bagian awal dari DLPA adalah halaman depan atau biasa disebut dengan cover. Biasanya berisi nama dan logo kegiatan, lengkap dengan kop header dan footer-nya.
2. Halaman Pengesahan
Setelah cover maka selanjutnya adalah halaman pengesahan. Pada halaman pengesahan ini, biasanya berisikan nama dan tandatangan ketua pelaksana, sekretaris/bendahara pelaksana, dan disetujui oleh kepala organisasi/perusahaan, dan diketahui oleh dewan direksi (jika merupakan sebuah DLPA perusahaan) atau Kepala Dekan/Rektor (jika merupakan DLPA organisasi kampus).
3. Pengantar
Kemudian, ada halaman pengantar. Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang konstruktif.
4. Bab I: Pendahuluan
Lalu, baru masuk pada salah satu bagian inti dari DLPA ini, yakni bab pendahuluan. Pada bab pendahuluan ini berisi uraian ringkas dari latar belakang/dasar pemikiran, tujuan, sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Maka dari itu, pada Bab I, paling tidak harus berisi poin-poin di bawah ini:
– Dasar Pemikiran
– Nama Kegiatan
– Tema Kegiatan
– Bentuk Kegiatan
– Tujuan, Sasaran, dan Target
5. Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
Sekarang, kita akan mulai untuk menyusun bagian inti dari DLPA, yakni bab pelaksanaan kegiatan. Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan.
Kamu harus ingat, bahwa di dalamnya harus menjelaskan indikator keberhasilan ya! Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bab ini adalah:
– Tahap Persiapan
– Tahap Pelaksanaan
– Hasil Capaian
– Faktor Pendukung & Penghambat
6. Bab III: Penutup
Selanjutnya adalah bab III atau bagian penutup. Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang.
Pada bagian ini juga disebutkan kepada siapa dokumen laporan pelaksanaan anggaran itu disusun dan disampaikan. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bagian ini adalah:
• Usul dan Rekomendasi
• Kata Penutup
LAMPIRAN
Bagian terakhir yang harus tercantum dalam DLPA adalah lampiran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), lampiran berarti sesuatu yang dilampirkan atau tambahan pada surat atau dokumen.
Merujuk pada definisi tersebut, maka kita juga bisa menambahkan beberapa dokumen di dalam DLPA. Maka, hal yang bisa kita lampirkan pada bagian ini diantaranya adalah:
1. Jadwal Kegiatan Lengkap
Di dalam bagian lampiran sebuah DLPA, harus terdapat jadwal kegiatan secara lengkap. Lampiran ini berguna sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan selanjutnya.
2. Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)
Dokumen selanjutnya yang dimasukkan ke dalam lampiran DLPA adalah media publikasi yang digunakan sepanjang kegiatan ini berjalan. Misalnya, memasukkan contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai media publikasi dan promosi kegiatan.
3. Dokumentasi (photo-photo) Kegiatan
Dokumentasi menjadi hal penting yang perlu diperhatikan, lho! Dengan memasukkan foto-foto kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa sebuah acara telah sukses terselenggara.
4. Makalah atau Semacamnya
Kamu juga harus memasukkan makalah atau semacamnya. Makalah yang dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.
5. Surat-surat
Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada DLPA. Misalnya surat peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di dalam lampiran ini, lho!
6. Rincian Realisasi Penggunaan Dana
Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realiasasi penggunaan dana. Realisasi penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah diajukan dalam proposal kegiatan. Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan, berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.
7. Bukti-Bukti Pembelanjaan
Harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan anggaran dana yang disetujui.
8. Data Inventaris
Terakhir adalah melampirkan data inventaris kelembagaan, baik inventaris bergerak maupun inventaris tidak bergerak.
Baca Juga:
Mekanisme Pengelolaan Keuangan Desa Dalam Kegiatan Anggaran Berdasarkan Permendagri 20/2018
