Halaman ini adalah lanjutan artikel: Cara Membuat Dokumen Laporan Pelaksanaan Anggaran (Bagian 1)
Di dalam DLPA, dokumen harus disusun dengan cara:
Sistematis
Dalam menyusun dokumen laporan pelaksanaan anggaran, pastikan tersusun secara sistematis ya! Maksud dari sistematis di sini adalah dengan mengikuti susunan atau urutan tertentu yang bersifat logis.
Komprehensif
Selain sistematis, DLPA juga harus disusun secara komprehensif lho! Komprehensif di sini mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui. Kemudian harus menjawab pertanyaan yang meliputi meliputi 5W dan 1H yaitu What, Why, When, Where, Who, dan How.
Terpadu
Hal yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun dokumen laporan pelaksanaan anggaran adalah harus tersusun secara terpadu. Yakni harus saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain dan tidak boleh loncat dari satu bagian ke bagian lainnya.
Format yang Digunakan
Terakhir, DLPA harus disusun dengan format ukuran kuarto, dengan spasi 1,5 dan margin 4-3-4-3. Ketentuan ini merupakan ketentuan dasar yang harus dipatuhi dalam proses pembuatan DLPA.
Bagaimana sistematika penyunan dokumen laporan pelaksanaan anggaran?
Dokumen laporan pelaksanaan anggaran paling tidak harus tersusun dengan sistematika sebagai berikut:
Halaman Depan Laporan Kegiatan
Bagian awal dari DLPA adalah halaman depan atau biasa disebut dengan cover. Biasanya berisi nama dan logo kegiatan, lengkap dengan kop header dan footer-nya.
Halaman Pengesahan
Setelah cover maka selanjutnya adalah halaman pengesahan. Pada halaman pengesahan ini, biasanya berisikan nama dan tandatangan ketua pelaksana, sekretaris/bendahara pelaksana, dan disetujui oleh kepala organisasi/perusahaan, dan diketahui oleh dewan direksi (jika merupakan sebuah DLPA perusahaan) atau Kepala Dekan/Rektor (jika merupakan DLPA organisasi kampus).
Pengantar
Kemudian, ada halaman pengantar. Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang konstruktif.
Bab I: Pendahuluan
Lalu, baru masuk pada salah satu bagian inti dari DLPA ini, yakni bab pendahuluan. Pada bab pendahuluan ini berisi uraian ringkas dari latar belakang/dasar pemikiran, tujuan, sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Maka dari itu, pada Bab I, paling tidak harus berisi poin-poin di bawah ini:
Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
Sekarang, kita akan mulai untuk menyusun bagian inti dari DLPA, yakni bab pelaksanaan kegiatan. Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan.
Kamu harus ingat, bahwa di dalamnya harus menjelaskan indikator keberhasilan ya! Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bab ini adalah:
- Tahap Persiapan
- Tahap Pelaksanaan
- Hasil Capaian
- Faktor Pendukung & Penghambat
Bab III: Penutup
Selanjutnya adalah bab III atau bagian penutup. Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang.
Pada bagian ini juga disebutkan kepada siapa dokumen laporan pelaksanaan anggaran itu disusun dan disampaikan. Untuk itu, poin-poin yang harus ada di dalam bagian ini adalah:
• Usul dan Rekomendasi
• Kata Penutup
lampiran-lampiran
Bagian terakhir yang harus tercantum dalam DLPA adalah lampiran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) lampiran berarti sesuatu yang dilampirkan atau tambahan pada surat atau dokumen.
Merujuk pada definisi tersebut, maka kita juga bisa menambahkan beberapa dokumen di dalam DLPA. Maka, hal yang bisa kita lampirkan pada bagian ini diantaranya adalah:
Jadwal Kegiatan Lengkap
Di dalam bagian lampiran sebuah DLPA, harus terdapat jadwal kegiatan secara lengkap. Lampiran ini berguna sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan selanjutnya.
Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)
Dokumen selanjutnya untuk dimasukkan ke dalam lampiran DLPA adalah media publikasi apa yang digunakan sepanjang kegiatan ini berjalan. Misalnya, memasukkan contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai media publikasi dan promosi kegiatan.
Dokumentasi (photo-photo) Kegiatan
Selain media publikasi, ternyata dokumentasi juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan, lho! Dengan memasukkan foto-foto kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa sebuah acara telah sukses terselenggara.
Makalah atau Semacamnya
Kemudian, kita juga harus memasukkan makalah atau semacamnya. Makalah yang dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.
Surat-surat
Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada DLPA. Misalnya surat peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di dalam lampiran ini, lho!
Rincian Realisasi Penggunaan Dana
Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realiasasi penggunaan dana. Realisasi penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah diajukan dalam proposal kegiatan. Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan, berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.
Bukti-Bukti Pembelanjaan
Harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan anggaran dana yang disetujui.
Data Inventaris
Terakhir adalah melampirkan data inventaris kelembagaan, baik inventaris bergerak maupun inventaris tidak bergerak.
